Lessen — handleiding

De module Lessen is voor verenigingen waar docenten les geven aan leerlingen, ook docenten van buiten de vereniging. Je legt vast wie wie lesgeeft, in welke sectie en hoe er betaald wordt. Een docent ziet in Klankkamer alleen zijn eigen leerlingen, verder niets.

Kort gezegd: de ledenadministratie zet de docenten en de lesgroepen klaar. De docent ziet zijn leerlingen bij Mijn lessen, stelt zijn rooster in of plant per week, en houdt de aanwezigheid bij. Leerlingen en ouders melden zich af in Mijn omgeving.

Wie doet wat?

Een docent kan ook gewoon lid zijn en meespelen. Hij houdt dan alles wat hij al had, en krijgt Mijn lessen erbij.

De module aanzetten

Waar: Admin → Modules

De module staat standaard uit. Vink "Lessen inschakelen" aan en klik op "Modules opslaan". Daarna zie je de tegel Lessen op Home en in het menu, als je de lessen mag beheren. Docenten zien de tegel Mijn lessen.

Staat de module uit, dan is hij voor niemand zichtbaar. De gegevens blijven bewaard; zet je hem later weer aan, dan staat alles er nog.

Zodra er lesgroepen zijn, verwerkt de vereniging gegevens over lessen. De privacyverklaring en de verwerkersovereenkomst noemen dat al.

Docenten

Waar: Home → tegel Lessen → knop "Docenten"

Begin hier: zonder docent kun je geen lesgroep aanmaken. Bij elke docent zie je hoeveel lopende lesgroepen hij heeft, wanneer een nieuwe groep begint en in welke secties hij lesgeeft. Het e-mailadres staat achter een klik.

Een lid of andere gebruiker docent maken

Geeft iemand les die al een account heeft, bijvoorbeeld een lid dat ook lesgeeft?

1. Kies bij Bestaande gebruiker de persoon.
2. Vink de secties aan waarin hij lesgeeft.
3. Klik op "Docent maken".

Hij krijgt de rol Docent erbij. Verder verandert er niets aan zijn account.

Een docent van buiten de vereniging

1. Vul bij Externe docent de naam en het e-mailadres in.
2. Vink de secties aan waarin hij lesgeeft.
3. Klik op "Docent toevoegen".

Er komt een account met alleen de rol Docent, zonder ledenrecord. De docent kan inloggen zodra je hem de welkomstmail hebt gestuurd, via Admin → Welkomstmails. Die gaat nooit vanzelf.

Een externe docent hoort niet bij de vereniging. Hij ziet alleen Mijn lessen en Zaal aanvragen, zodat hij een lokaal voor zijn les kan aanvragen. Berichten en peilingen van de vereniging ziet hij niet, en hij krijgt er ook geen mail of melding over.

Bestaat het e-mailadres al, dan kan het niet. Kies die persoon dan bij Bestaande gebruiker.

Labels bij een docent

• extern: het account bestaat alleen voor de lessen.
• nog niet ingelogd bij Lessen: de docent heeft de geheimhoudingsverklaring nog niet geaccepteerd. Hij ziet zijn leerlingen pas daarna.

Secties wijzigen

Klik bij de docent op "Secties wijzigen", vink aan of uit en klik op "Opslaan". Bij een nieuwe lesgroep staan zijn secties dan meteen aangevinkt.

De rol docent intrekken

Klik bij de docent op "Intrekken". Dat kan pas als hij geen lopende lesgroepen meer heeft, en ook geen groepen die nog moeten beginnen. Sluit die eerst af, of geef ze aan een andere docent.

• Een lid houdt zijn account; alleen de rol Docent gaat eraf.
• Een externe docent heeft daarna geen rol meer. Zijn account wordt uitgeschakeld.

Docenten toevoegen, secties wijzigen en de rol intrekken komen allemaal in het Wijzigingslog (Admin), met wie het deed en wanneer.

Lesgroepen

Waar: Home → tegel Lessen

Een lesgroep is één docent met één of meer leerlingen. Een-op-een les is gewoon een groep van één. Onder Lopend staan de groepen die nu lopen of nog moeten beginnen; onder Afgelopen de groepen die zijn gestopt.

Een lesgroep aanmaken

Klik op "Nieuwe lesgroep" en vul in:

• Docent: wie de les geeft. Zijn secties worden meteen aangevinkt.
• Sectie(s): het instrument, bijvoorbeeld Trompetten. Een groepsles kan in meer secties zijn, zoals samenspel voor trompetten en hoorns. Staat een sectie er niet bij, zoals blokfluit? Voeg hem toe bij Admin → Secties.
• Naam van de groep: mag leeg blijven. Dan heet de groep naar de sectie en de docent, bijvoorbeeld Trompetten · Henk de Wit.
• Betaling: hoe er voor deze groep standaard wordt betaald (zie Betaling).
• Leerlingen: kies ze één voor één met "Leerling toevoegen". Per leerling kun je de betaling anders zetten.
• Start en Einde: het einde is niet verplicht.
• Doorstroom naar: het orkest waar de leerlingen naartoe groeien, bijvoorbeeld het jeugdorkest. Niet verplicht.

Klik op "Opslaan".

Heeft de vereniging cursussen, dan kun je bij Leerlingen ook kiezen voor "Alle deelnemers van een cursus". Wie zich voor die cursus aanmeldt, staat dan vanzelf in de lesgroep.

Een lesgroep wijzigen

Klik bij de groep op het potlood. Haal je een leerling weg, dan stopt die per vandaag. Hij verdwijnt niet uit de geschiedenis.

Afsluiten of verwijderen

• Afsluiten (archiefdoos): de groep stopt per vandaag en gaat naar Afgelopen. De docent ziet de leerlingen niet meer, de geschiedenis blijft bewaard. Dit is meestal wat je wilt.
• Verwijderen (prullenbak): de groep is helemaal weg. Gebruik dit alleen voor een groep die je per vergissing hebt aangemaakt.

Betaling

De lesgroep legt alleen vast hoe er betaald wordt. Het lesgeld zelf zet je bij het lid in de contributie (zie de handleiding Contributie).

Bij het lid

Waar: Ledenadministratie → lid → bewerken

Mag je de lessen beheren, dan zie je bij het lid het blok Lessen: bij welke docent hij les krijgt, in welke sectie en hoe hij betaalt.

Mijn lessen (voor de docent)

Waar: Home → tegel Mijn lessen

De eerste keer

Je krijgt eerst een korte verklaring te zien: wat je wel en niet met de gegevens van je leerlingen doet. Vink aan dat je die hebt gelezen en klik op "Akkoord". Daarna zie je je leerlingen. Wordt de verklaring later aangepast, dan vraagt Klankkamer opnieuw om je akkoord.

Je leerlingen

Per lesgroep zie je de namen van je leerlingen en hoe ze betalen. Groepen die nu lopen staan erbij, en een nieuwe groep zie je al drie weken voor de start, met "start" en de datum erbij. Zo kun je alvast iets klaarzetten. Is een groep afgesloten, dan zie je die leerlingen niet meer.

Je ziet geen ledenlijst, geen adressen en geen telefoonnummers. Klopt er iets niet in je groepen, vraag dan de ledenadministratie om het aan te passen.

Bij elke groep zie je wanneer de volgende les is. Huiswerk en lesmateriaal komen in een volgende versie.

Rooster en lessen (voor de docent)

Waar: Mijn lessen → bij een groep "Rooster en lessen". De ledenadministratie komt er via het agenda-icoon bij de groep in het overzicht van de lesgroepen.

Het rooster instellen

Kies "Vaste dag en tijd", hoe vaak (elke week of om de week), de dag, de tijd en eventueel de ruimte. Klik op "Rooster opslaan". De lessen staan daarna vanzelf klaar: vanaf vandaag (of vanaf de start van de groep, als die later begint) tot het einde. Je leerlingen zien ze bij Mijn aanwezigheid en in hun agenda.

Wijzig je later het rooster, dan schuiven de komende lessen mee. De lessen die al voorbij zijn, blijven zoals ze waren, met hun afmeldingen en aanwezigheid. Een les die je al hebt afgezegd of verplaatst, blijft zoals je hem hebt gezet.

Een les afzeggen of verplaatsen

Klik in de lijst op de les. Daar kun je:

• Les afzeggen: vul een reden in, bijvoorbeeld "docent ziek". Je leerlingen en hun ouders krijgen een melding. Gaat de les toch door, klik dan op "Les gaat toch door".
• Les verplaatsen: kies een nieuwe datum, tijd en ruimte. Ook dan krijgt iedereen een melding. Met "Terug naar de tijd van het rooster" zet je hem terug.

Een extra les

Onder de lijst klik je op "Extra les plannen". Kies datum en tijd. Je leerlingen krijgen een melding.

Flexibel rooster: elke week zelf plannen

Geef je niet op een vaste dag les, kies dan bij het rooster "Flexibel: elke week zelf plannen", met:

• Samen: één tijd voor de hele groep;
• Apart: elke leerling een eigen tijd.

Je plant de lessen dan in de weekplanner (Mijn lessen → knop "Weekplanner"):
1. Kies de week met Vorige week / Volgende week.
2. Kies per groep (of per leerling) de dag en vul de tijd en eventueel de ruimte in. Laat je de dag leeg, dan is er die week geen les.
3. Klik op "Opslaan als concept" om tussendoor te bewaren. Je leerlingen zien nog niets.
4. Klik op "Week versturen". Nu zien je leerlingen hun lessen, en iedereen krijgt één melding met zijn lessen van die week.

Wijzig je daarna een les die al verstuurd was, dan krijgt alleen wie het raakt meteen een melding. Een nieuwe les blijft concept tot je opnieuw op "Week versturen" klikt; dan krijgt alleen wie er een nieuwe les bij heeft een melding. Met "Vorige week overnemen" (rechtsboven) zet je de lessen van vorige week als opzet klaar in een lege week; pas aan wat anders is en verstuur.

Aanwezigheid

Iedereen staat standaard op aanwezig. Wie zich heeft afgemeld, zie je met de reden erbij. Was er iemand niet zonder af te melden, zet hem dan op afwezig en klik op "Opslaan". In de lijst met lessen zie je per les hoeveel leerlingen afgemeld of afwezig waren.

Absentieoverzicht

Bij Rooster en lessen (knop "Absentie") zie je per leerling hoeveel lessen er waren, hoe vaak hij zich afmeldde of afwezig was, en welk deel hij er was. Kies de periode: afgelopen maand, 3 maanden, halfjaar of jaar. Onder 75% staat het percentage in rood. Met "Wanneer en waarom" zie je de data en de redenen. Bij Mijn lessen staat ook een knop "Absentie" voor al je groepen; lesbeheer vindt hem bij Lessen en ziet alle groepen.

Zaal kiezen

Staat de module Zalen aan, dan stelt het veld Ruimte de zalen van de vereniging voor. Een andere ruimte intypen kan ook. Kies je een zaal die op dat moment al bezet is, door een andere les, een repetitie, een evenement of iets uit de zaalagenda, dan zie je eerst waarmee het botst en kies je zelf: aanpassen of toch opslaan. De zaal wordt nog niet gereserveerd; dat volgt later.

Lesboek

Open een les (vanuit Rooster en lessen). Onder Aanwezigheid staat de kaart Lesboek. Daarin vul je in:

• Behandeld: wat jullie hebben gedaan;
• Huiswerk: wat de leerling oefent voor de volgende les;
• Links, bijvoorbeeld een YouTube-video of een oefensite. Een adres zonder https:// mag ook;
• Bijlagen: pdf, foto of geluid (mp3 of m4a), elk in een eigen veld, maximaal 5 per keer en elk tot 10 MB;
• bij een groepsles een notitie per leerling, die alleen die leerling en zijn ouders zien.

Klik op "Lesboek opslaan". Staat "Leerlingen melden" aan, dan krijgen je leerlingen en hun ouders een melding "Nieuw huiswerk". Het vinkje staat aan zolang je nog niet gemeld hebt, en gaat vanzelf weer aan als je het huiswerk aanpast. Je kunt het lesboek ook vooraf invullen, om een les voor te bereiden. Een les met iets in het lesboek krijgt in de lijst het pilletje lesboek.

Auteursrecht: zet geen gekochte bladmuziek of opnames van anderen in het lesboek. Staat een stuk in de muziekmap van de vereniging, verwijs er dan naar.

Heb je materiaal in je lesmap staan, dan kies je het bij "Uit je lesmap" met een vinkje, zonder het opnieuw te uploaden. De leerlingen van die les zien het dan in hun lesboek, ook als de map zelf niet met hen gedeeld is.

Het lesboek is alleen voor jou, je leerlingen en hun ouders. De ledenadministratie, lesbeheer en de admin zien het niet. Bij een concept-les in de weekplanner gaat er nog geen melding uit; je leerlingen zien het lesboek pas na Week versturen.

Lesmap

Waar: Mijn lessen → knop "Lesmap"

In de lesmap zet je materiaal dat je vaker gebruikt, zoals oefenbladen, toonladders of begeleidingen. Maak een map aan, bijvoorbeeld "Toonladders". Daarin kun je nog één laag submappen maken, bijvoorbeeld "Majeur" en "Mineur". Per keer upload je tot 5 bestanden (pdf, foto, geluid of Word), elk tot 10 MB.

Bij Delen kies je per map met wie je hem deelt: al je leerlingen, een of meer groepen, of losse leerlingen. Submappen worden mee gedeeld. Onderaan zie je hoeveel leerlingen de map nu zien. Met "Leerlingen melden" bij het uploaden krijgen ze een melding van het nieuwe bestand.

Een leerling ziet een map zolang hij bij jou les heeft. Stopt hij, dan verdwijnt de lesmap voor hem; wat in zijn lesboek staat, blijft. Stop je zelf als docent, dan ziet niemand je mappen meer. De ledenadministratie, lesbeheer en de admin zien de inhoud van je lesmap niet.

Afmelden voor een les (voor leerling en ouder)

Waar: Mijn omgeving → kaart Mijn lessen (boven Mijn aanwezigheid)

In de dichte kaart zie je je volgende les, en of er een les niet doorgaat of verplaatst is. Klap hem open voor je lessen van de komende vier weken. Kun je niet, klik dan op "Afmelden", vul een reden in en bevestig. Je docent krijgt een melding. Kun je toch, klik dan op "Toch komen". Afmelden kan tot de les begint.

Ben je ouder of verzorger, kies dan bovenaan bij "Je vult in voor" je kind. Je ziet dan de lessen van je kind en kunt het afmelden.

Een les die niet doorgaat, staat doorgestreept met de reden erbij. Je krijgt er ook een melding van, net als bij een verplaatste of extra les. Die meldingen zet je aan of uit bij Mijn gegevens & meldingen, categorie Lessen.

Je lesboek

Onderaan de kaart Mijn lessen staat "Naar het lesboek". Daar zie je per les wat er behandeld is, het huiswerk, links, bijlagen en een notitie die je docent alleen voor jou schreef, de nieuwste les bovenaan. Heeft een les in de komende vier weken huiswerk, dan staat er bij die les het pilletje huiswerk. Nieuw huiswerk krijg je ook als melding. Een ouder kiest bovenaan bij "Lesboek van" het kind.

Heeft je docent een map met je gedeeld, dan staat bovenaan het lesboek het blok Lesmap. Klik een map aan om de bestanden te bekijken. Je ziet de lesmap zolang je bij die docent les hebt.

In je eigen agenda

Heb je je agenda gekoppeld (Mijn omgeving → Zet in je eigen agenda), dan staan je lessen daar ook in, zolang het vinkje Lessen aan staat. Een les die niet doorgaat, verdwijnt vanzelf uit je agenda. Voor de docent staan alle lessen van zijn groepen in zijn agenda.

Veelgestelde vragen

Onderdeel van de Klankkamer-handleiding. Vragen of een bug? Gebruik de Ideeënbus in het menu.