Bestuur — handleiding

De module Bestuur is de werkplek van het bestuur. Je plant er vergaderingen, zet de agenda klaar, notuleert tijdens de vergadering en legt acties en besluiten vast. Daarnaast bewaar je er de stukken van het bestuur, zoals notulen, begrotingen en ingekomen post. De losse Word-documenten en Excel-actielijsten zijn daarmee niet meer nodig.

Kort gezegd: de secretaris bereidt voor en notuleert, de rest van het bestuur leest mee, en iedereen ziet in één oogopslag wat er besloten is en wie wat moet doen.

Wie doet wat?

Leden die geen bestuurslid zijn, zien de module niet. Wil je dat een tweede persoon ook kan bewerken, bijvoorbeeld de voorzitter? Geef die persoon dan óók de functietoegang Secretaris, via Admin → Gebruikersbeheer.

De bestuurspagina

Waar: Home → tegel Bestuur, of menu → Bestuur

De bestuurspagina bestaat uit vier blokken:

• Vergaderingen: bovenaan de aankomende vergaderingen, daaronder een ingeklapt blok Eerder met de laatste zes. Via "Alle vergaderingen" kom je in het archief, per jaar en met een zoekveld. Bij een afgelopen vergadering zie je of de notulen nog een concept zijn of al vastgesteld. Een camera-icoontje betekent dat je ook online kunt aansluiten.
• Documenten: de mappen van het bestuur (zie Documenten hieronder).
• Openstaande acties: de acties die nog niet af zijn.
• Recente besluiten: met de datum en de vergadering waarin het besluit is genomen.

Bovenin staan knoppen naar de Actielijst en de Besluitenlijst. De secretaris ziet daar ook "Nieuwe vergadering" en "Agenda-sjablonen".

Voor elk bestuurslid

Een vergadering bekijken

Klik op een vergadering. Je ziet de datum, tijd, locatie en, als die er is, de link "Deelnemen aan de online vergadering". Daaronder staan de agenda met per punt de toelichting, de notulen, de stukken, de besluiten en de acties.

Bovenin staan de knoppen "Agenda (PDF)" en, zodra de vergadering geweest is, "Notulen (PDF)". Zolang de notulen nog niet zijn vastgesteld, staat er op de PDF een CONCEPT-watermerk.

Je aan- of afmelden

In het blok Aanwezigheid zie je hoeveel bestuursleden erbij zijn. Met "Ik ben erbij" of "Ik kan niet" geef je door of je komt. Onder "Wie is erbij?" zie je de hele lijst.

Bij een vergadering die al geweest is, staat er "Wie waren erbij?" en zie je alleen nog hoe je erbij stond. Achteraf aan- of afmelden kan niet; vraag de secretaris om het bij te stellen.

Meldingen

Je krijgt een melding als de secretaris de agenda verstuurt, en de dag vóór de vergadering een herinnering. Heb je pushmeldingen aan, dan komt die op je telefoon; anders krijg je een e-mail. In de mail staat de agenda al, dus je kunt hem lezen zonder in te loggen. Welke meldingen je wilt ontvangen, stel je in onder de categorie Bestuur bij je meldingsvoorkeuren.

Vergaderingen in je eigen agenda

Heb je je agenda gekoppeld via Mijn omgeving → "Zet in je eigen agenda"? Dan staan de bestuursvergaderingen er als bestuurslid automatisch in, met de locatie en de online link. In de kalenderweergave van de Jaarplanning zie je ze als donkerblauwe blokjes.

Je eigen acties

Is er een actie aan jou toegewezen, dan zie je op Home de tegel "Mijn bestuursacties". Zet de status op Bezig zodra je begint en op Afgerond als hij klaar is. Je krijgt vanzelf een herinnering als de deadline nadert (zie Actielijst).

Voor de secretaris — een vergadering voorbereiden

Een vergadering aanmaken

Klik op "Nieuwe vergadering" en vul titel, datum, tijd en locatie in. Vergader je (ook) online, plak dan de link uit Teams, Zoom of Google Meet in "Online vergaderlink".

• Agenda-sjabloon: kies een vaste agenda, dan staan alle punten er meteen in (zie Agenda-sjablonen).
• Herhalen: vergader je vast, bijvoorbeeld elke 3e woensdag van de maand? Open "Herhalen (reeks vergaderingen)", kies "Elke maand op dezelfde weekdag" of "Elke paar weken", en geef aan hoeveel vergaderingen je wilt. Ze worden allemaal in één keer aangemaakt. Staat de maand in de titel, zoals "BV September 2026", dan schuift die mee ("BV Oktober 2026"…). Elke vergadering is daarna los aan te passen.

De agenda opbouwen

Onder "Nieuw agendapunt…" voeg je punten toe, eventueel met een toelichting vooraf. Met de pijltjes ↑ ↓ zet je een punt op de juiste plek. Wat je in het punt had getypt, wordt daarbij meteen bewaard.

Stukken bij een agendapunt

Onder "+ Stuk" hang je een document aan een agendapunt, bijvoorbeeld de begroting bij het punt "Begroting 2027":

• Koppelen: kies een bestaand document uit de documentmappen.
• Uploaden: kies een bestand en de map waarin het terechtkomt. Standaard is dat Vergaderstukken; die map wordt zo nodig aangemaakt.

Een stuk loskoppelen (het kruisje) haalt alleen de koppeling weg; het bestand blijft in de map staan.

De agenda versturen

Is de agenda klaar? Klik dan bovenin op "Agenda versturen". Je krijgt eerst een voorbeeldscherm te zien: hoeveel bestuursleden een pushmelding krijgen, wie de agenda per e-mail krijgt, hoeveel agendapunten erin zitten, en de mail zelf zoals hij verstuurd wordt. Pas met "Bevestigen & versturen" gaat hij de deur uit; met "Annuleren" gebeurt er niets.

Naast de knop zie je wanneer je de agenda voor het laatst hebt verstuurd; opnieuw versturen kan altijd. De dag vóór de vergadering krijgt het bestuur automatisch een herinnering. Jijzelf krijgt geen melding.

Tip: sla je wijzigingen eerst op voordat je de agenda verstuurt.

Voor de secretaris — tijdens en na de vergadering

Aanwezigheid bijhouden

Open "Aanwezigheid bijhouden" en kies per bestuurslid Aanwezig, Afwezig met kennisgeving of Afwezig. Gasten of adviseurs, zoals iemand van de kascommissie, zet je bij "Ook aanwezig".

Notuleren

Er zijn twee standen, die je rechtsboven bij Agenda & notulen kiest:

Acties en besluiten vastleggen

Bij elk agendapunt staan "+ Actie" en "+ Besluit":

• Een besluit is een afspraak die blijft staan ("De contributie voor 2027 wordt € 22,50 per maand"). Het komt automatisch in het besluitenregister, met de datum van de vergadering.
• Een actie is een taak voor iemand, met een deadline ("Zaal reserveren — Marlien — vóór 1 november"). Je kunt een actie toewijzen aan elk lid, ook buiten het bestuur. Komt de actie voort uit een besluit, kies dat besluit dan bij "Uit besluit". Zo zie je in het register welke acties bij een besluit horen.

Acties en besluiten die niet bij één punt horen, zet je onderaan bij "Overige acties & besluiten".

Lopende acties langslopen

Onderaan de vergaderpagina staat het blok "Lopende acties": alle openstaande acties uit eerdere vergaderingen. Loop ze door bij het agendapunt Actielijst en werk de status direct bij.

Notulen vaststellen

Notulen zijn een concept tot de volgende vergadering ze goedkeurt. Is dat gebeurd, klik dan naast Agenda & notulen op "Vaststellen" en kies de datum waarop ze zijn vastgesteld. Daarna liggen de agenda, de notulen, de stukken en de acties en besluiten van die vergadering vast. Moet er toch nog iets worden gecorrigeerd, klik dan op "Heropenen".

Naast de knop staat het vinkje "Bewaren in de map Notulen" (standaard aan). Daarmee komt de PDF van de notulen meteen in je documentmap te staan, zonder watermerk en met de vaststellingsdatum erin. Bestaat die map nog niet, dan wordt hij aangemaakt. Stel je de notulen na heropenen opnieuw vast, dan vervangt de nieuwe PDF de oude — je krijgt dus geen twee versies van dezelfde vergadering.

Agenda-sjablonen

Waar: bestuurspagina → "Agenda-sjablonen" (alleen voor de secretaris)

Een sjabloon is een vaste agenda die je kiest bij een nieuwe vergadering. Heb je nog geen sjablonen, dan staat de gebruikelijke opbouw alvast klaar: Opening, Notulen vorige vergadering, Ingekomen stukken, Mededelingen, Actielijst, Rondvraag, Sluiting. Pas hem aan zoals jullie vergaderen. Je kunt meerdere sjablonen maken, bijvoorbeeld één voor de bestuursvergadering en één voor de ALV.

• Zet één agendapunt per regel.
• Bij een vergadering kun je onder "Sjablonen" ook de punten uit een sjabloon toevoegen aan een bestaande agenda.
• Heb je een goede agenda gemaakt? Kies dan "Deze agenda opslaan als sjabloon". De toelichtingen gaan dan mee.

Een sjabloon wijzigen of verwijderen verandert niets aan vergaderingen die er al mee gemaakt zijn.

Actielijst

Waar: bestuurspagina → "Actielijst"

Hier staan alle acties, te filteren op status en op persoon. De kleur laat in één oogopslag zien hoe het ervoor staat:

De persoon aan wie een actie is toegewezen, krijgt automatisch een herinnering: een paar dagen vóór de deadline, op de dag zelf en eenmalig als de deadline verstreken is. Hoeveel dagen vooraf, stelt een admin in via Admin → Instellingen → "Bestuursacties: dagen voor deadline herinneren". Standaard is dat 3; met 0 zet je de herinneringen uit.

Besluitenregister

Waar: bestuurspagina → "Besluitenlijst"

Het register bevat alle besluiten, de nieuwste bovenaan, met de datum en de vergadering waarin ze zijn genomen. Met het zoekveld vind je snel terug "wanneer hebben we dat ook alweer besloten?". Onder een besluit zie je de acties die eruit voortkwamen, met hun status.

• Besluit vastleggen buiten een vergadering: via "Nieuw besluit vastleggen", bijvoorbeeld een besluit dat per mail is genomen.
• Een besluit vervangen: is een besluit achterhaald, zoals het contributiebesluit van vorig jaar? Kies dan bij het oude besluit "Vervangen door een nieuwer besluit". Het oude besluit wordt doorgestreept en verwijst naar het nieuwe.
• Alleen geldende: vink dit aan om vervangen besluiten te verbergen.

Documenten

Waar: bestuurspagina → blok Documenten

Het bestuur bewaart zijn stukken in mappen met een eigen naam, bijvoorbeeld Notulen, Agenda of Ingekomen post.

• Map aanmaken: typ een naam en klik op "Map aanmaken".
• Bestanden toevoegen: open de map en kies "Uploaden". Je kunt maximaal 5 bestanden tegelijk toevoegen, van elk hoogstens 10 MB: pdf, Word, Excel, PowerPoint, txt, csv of afbeeldingen.
• Hernoemen of verwijderen: onder "Map beheren" in de map. Bij het verwijderen van een map gaan de bestanden erin mee; je krijgt eerst een waarschuwing.

Bestuursleden kunnen alle documenten openen en downloaden. Uploaden en verwijderen kan alleen de secretaris. De bestanden zijn alleen bereikbaar voor wie is ingelogd en bij het bestuur hoort; een losse link werkt niet voor buitenstaanders.

Veelgestelde vragen

Onderdeel van de Klankkamer-handleiding. Vragen of een bug? Gebruik de Ideeënbus in het menu.