Contributie — handleiding

Met de module Contributie int de vereniging de contributie via automatische incasso. Je legt vast wat leden betalen, houdt bij wie een machtiging heeft, en maakt per periode een incassoronde. Daarvoor zijn er twee manieren: Klankkamer maakt het bestand voor de bank, of Klankkamer maakt facturen in e-Boekhouden en houdt daarna bij wie er betaald heeft.

Kort gezegd: de admin richt het één keer in, de penningmeester doet daarna alles zelf: regeling bijhouden, machtigingen nakijken, rondes maken en betalingen volgen.

Wie doet wat?

De functietoegang Penningmeester geeft géén toegang tot de ledenadministratie. Moet de penningmeester ook leden kunnen bewerken, bijvoorbeeld om een IBAN te verbeteren? Geef dan ook Beheer ledenadministratie, via Admin → Gebruikersbeheer. Zonder dat recht zijn de namen in de contributieschermen gewone tekst in plaats van een link.

Eenmalig inrichten (admin)

Waar: Admin → Modules → blok Contributie-incasso (SEPA)

Zet de module aan en vul de gegevens van de bank in:

• Tenaamstelling, IBAN en BIC van de vereniging.
• Incassant-ID: dit nummer krijg je van de bank bij het incassocontract. Het ziet eruit als NL##ZZZ met cijfers erachter.
• Aanlevertermijn: hoeveel werkdagen vóór de incassodatum de bank het bestand nodig heeft. Klankkamer rekent daarmee de vroegst mogelijke incassodatum uit, zonder weekenden en feestdagen.
• Vooraf informeren: hoeveel dagen van tevoren leden moeten weten wat er wordt afgeschreven (meestal 14).

Klankkamer controleert het IBAN en het incassant-ID meteen. Zo merk je een tikfout nu, en niet pas als de bank het bestand weigert.

Werken jullie met e-Boekhouden? Stel dan ook de koppeling in; zie De koppeling met e-Boekhouden verderop.

De contributieregeling

Waar: Contributie → Regeling

In de regeling leg je vast wat leden betalen. Klankkamer rekent daarmee per lid het bedrag uit:

• Tarieven op leeftijd: bijvoorbeeld een jeugdtarief tot en met 17 jaar en een volwassenentarief. Je vult een jaarbedrag in.
• Per ledenstatus: per status (actief, rustend, ereleden, enzovoort) kies je of het normale tarief geldt of dat iemand is vrijgesteld.
• Eigen regels: kortingen of toeslagen die je zelf samenstelt, zoals gezinskorting vanaf het tweede gezinslid. Onder Rekenvoorbeelden zie je wat een regel doet.
• Frequentie: of leden per maand, kwartaal, half jaar of jaar betalen. Het jaarbedrag wordt daarover verdeeld; wie halverwege instroomt, betaalt naar rato.

Bruikleenvergoeding en lesgeld gaan mee in dezelfde afschrijving als de contributie. Cursusgeld is een aparte afschrijving.

Een wijziging sla je op als nieuwe versie met een ingangsdatum. Rondes van vóór die datum blijven gewoon kloppen.

Met Berekend tegenover huidig zie je per lid het verschil tussen wat de regeling uitrekent en wat er nu bij het lid staat. Handig bij de overstap, of na een wijziging van de regeling.

Machtigingen nakijken

Waar: Home → tegel Contributie (het beginscherm van de module)

Hier zie je in één oogopslag wie er geïncasseerd kan worden, en waarom iemand niet mee kan. Per lid staan de contributie per maand, kwartaal en jaar, de machtiging (met de datum van ondertekening en de laatste incasso) en de status. Het rekeningnummer zie je pas na een klik op Toon.

Met de knoppen bovenaan filter je op Alle leden, Klaar voor incasso of Actie nodig; met Toon oud-leden zie je ook wie er niet meer bij is. Rechtsboven ga je naar de Incassorondes, de Regeling, Berekend tegenover huidig en e-Boekhouden.

Een lid kan niet mee als:

• er geen IBAN is, of het IBAN niet klopt;
• er geen machtigingskenmerk of geen datum van ondertekening is (of die datum in de toekomst ligt);
• de machtiging is ingetrokken;
• de machtiging is vervallen, omdat er 36 maanden niets op is geïncasseerd (een regel van de banken);
• iemand geen lid meer is of geen contributie betaalt.

De machtiging zelf leg je vast bij het lid (ledenadministratie), of die komt binnen via het aanmeldformulier met SEPA-machtiging.

Twee manieren van innen

De admin kiest de manier bij Admin → Modules → Koppeling met e-Boekhouden → Contributie innen via.

Een incassoronde maken

Waar: Contributie → Incassorondes → Nieuwe ronde

Stap 1: periode en datum

Kies de frequentie, de periode en de incassodatum, en klik op "Lijst samenstellen". Achter elke frequentie staat hoeveel leden zo betalen. De vroegst mogelijke incassodatum staat eronder:

• via Klankkamer: de aanlevertermijn van de bank;
• via e-Boekhouden met mailen: minstens de termijn voor vooraf informeren (meestal 14 dagen), zodat leden de factuur op tijd hebben.

Stap 2: de lijst nakijken

Je ziet wie er meegaat, met het berekende bedrag. Je kunt:

• iemand uitvinken;
• een bedrag aanpassen voor deze ene ronde;
• bij posten zien waaruit een bedrag bestaat (contributie, bruikleen, lesgeld).

Iemand die voor deze periode al geïnd is, staat standaard uit. Zo krijgt niemand per ongeluk twee keer een afschrijving.

Via e-Boekhouden zie je ook:

• wie een gewone factuur krijgt, en waarom (bijvoorbeeld geen machtigingskenmerk);
• wie geen e-mailadres heeft en de factuur dus niet gemaild krijgt. Vul het e-mailadres aan en stel de lijst opnieuw samen, of informeer die leden zelf.

Onderaan staan de leden die niet mee kunnen, met de reden.

Stap 3a: via Klankkamer — het bestand naar de bank

Klik op "Bestand maken en ronde vastleggen". Op de rondepagina staat daarna "Incassobestand downloaden". Upload dat bestand in de internetbankieromgeving van de vereniging, bij incasso-opdrachten.

Vergeet de melding vooraf niet: leden moeten minstens 14 dagen van tevoren weten welk bedrag er wordt afgeschreven. Bij een vast bedrag volstaat één keer bij aanvang; verandert het bedrag, dan meld je het opnieuw.

Stap 3b: via e-Boekhouden — facturen en het bestand

Klik op "Facturen aanmaken in e-Boekhouden". Klankkamer maakt de facturen in porties, met een voortgangsbalk. Een lid dat nog niet in e-Boekhouden staat, wordt eerst doorgezet.

• Lukt een factuur niet, dan staat de reden in de tabel. Los het op en klik op "Opnieuw proberen". Een factuur die al bestaat, wordt nooit dubbel gemaakt.
• Staat alles erin, dan maak je in e-Boekhouden het bestand voor de bank: Ledenadministratie → Facturen → Incassobestand. Vul daar in:
• Uw IBAN: het IBAN van de vereniging;
• Uw incassocontract id: het incassant-ID;
• Uitvoerdatum: dezelfde incassodatum als in Klankkamer. Die staat in de mail aan de leden.

e-Boekhouden neemt alleen facturen met incasso op, en elke factuur maar één keer. Upload het bestand daarna bij de bank.

Betalingen volgen (via e-Boekhouden)

Waar: Contributie → Incassorondes → een ronde

Klankkamer kijkt elke nacht in e-Boekhouden wie er betaald heeft. Wil je het meteen zien, klik dan op "Betalingen bijwerken". Bovenaan staan de tellers, en per lid staat er een label bij de factuur:

Betaald betekent: de ontvangst is in e-Boekhouden geboekt. Het incassobestand zelf zet nog niets op betaald. Dat gebeurt pas als je de bankafschriften in e-Boekhouden verwerkt (bankkoppeling of Invoeren → Afschrift/bonnetjes). Staat na de incassodatum alles nog open? Kijk dan of het bestand bij de bank is geüpload en of de ontvangst is geboekt.

In het overzicht van alle rondes zie je per ronde hoeveel er betaald is, met een rode markering bij een terugboeking.

Wat Klankkamer laat zien, is hetzelfde als in e-Boekhouden onder Boekhouden → Overzichten → Open posten.

Een melding bij een terugboeking

Laat een lid de incasso terugboeken, dan krijgt de penningmeester de volgende ochtend een melding: een pushbericht en een melding bij het belletje, of een e-mail als er geen push aan staat. Daarin staan de naam, de periode, het bedrag en het factuurnummer.

De melding gaat naar iedereen met de functietoegang Penningmeester en naar het penningmeesteradres uit Admin → Instellingen. Zet je Contributie uit bij je meldingsvoorkeuren, dan krijg je geen pushbericht en geen melding bij het belletje meer, maar wel nog de mail: een terugboeking wil je niet missen.

Exporteren en annuleren

• Exporteren (Excel): per ronde een overzicht voor de penningmeester en de kascommissie: naam, lidnummer, bedrag, incasso ja of nee, machtiging, en via e-Boekhouden ook het factuurnummer en of er betaald is. Met een totaalregel. Rekeningnummers staan er bewust niet in.
• Ronde annuleren: alleen als het bestand niet bij de bank is verwerkt. De ronde blijft zichtbaar, maar telt niet meer mee als al geïnd. Via e-Boekhouden blijven de facturen daar staan: crediteer of verwijder ze zelf in e-Boekhouden, en neem ze niet op in een incassobestand.

De koppeling met e-Boekhouden (admin)

Waar: Admin → Modules → blok Koppeling met e-Boekhouden

Voorwaarden

• De administratie in e-Boekhouden is een vereniging (niet een bedrijf); alleen dan kent e-Boekhouden leden.
• Je hebt een API-token: maak het aan in e-Boekhouden onder Beheer → Inrichting → Koppelingen → API. Na het opslaan laat Klankkamer het token nooit meer zien.
• Je bevestigt dat de vereniging zelf een overeenkomst met e-Boekhouden heeft. Klankkamer zet de gegevens alleen op jullie opdracht door.

Klik op "Opslaan en verbinding testen" om te controleren of het werkt.

Instellingen voor de facturen

Zodra de koppeling werkt, verschijnen de instellingen voor de facturen:

• Contributie innen via: Klankkamer of e-Boekhouden.
• Factuursjabloon en grootboekrekening per soort (contributie, bruikleen, lesgeld, cursusgeld). De lijsten komen rechtstreeks uit e-Boekhouden. Meestal een omzetrekening in de 8000-reeks, zoals 8100 Contributie.
• Btw: contributie van een muziekvereniging is meestal vrijgesteld.
• Betalingstermijn voor wie zelf overmaakt.
• Factuur meteen boeken: laat dit aan staan, anders kan Klankkamer niet zien wie er betaald heeft.
• e-Boekhouden mailt de factuur, en de afzender van die mail. Het afzenderadres moet in e-Boekhouden zijn toegestaan.

Leden gaan vanzelf mee

Sla je een lid op, deactiveer je iemand of verwijder je een lid, dan zet Klankkamer dat meteen door naar e-Boekhouden. Een oud-lid wordt daar op inactief gezet. Wijzig leden in Klankkamer, niet in e-Boekhouden: bij de volgende wijziging zet Klankkamer ze weer terug.

Onder Contributie → e-Boekhouden zie je hoeveel leden er zijn doorgezet en bij wie het niet lukte. Met "Alle leden doorzetten" zet je de hele ledenlijst in één keer door: de eerste keer, of na een import van leden.

Veelgestelde vragen

Een lid heeft geen machtiging. Wat nu?
Via e-Boekhouden krijgt dat lid automatisch een gewone factuur om over te maken. Via Klankkamer kan het lid niet mee in het bankbestand; vraag om een machtiging of regel de betaling apart.

Het totaal in e-Boekhouden is anders dan in Klankkamer.
Kijk of je in e-Boekhouden op dezelfde facturen filtert. Een overzicht daar telt alle facturen in beeld op, ook die van andere rondes. Is een factuur in Klankkamer nog niet gelukt, dan telt hij in Klankkamer wel mee in het totaal; bovenaan staat dan ook "Al in e-Boekhouden".

Een lid heeft geen e-mailadres.
Die krijgt de factuur niet gemaild, en bij incasso dus ook geen melding vooraf. Klankkamer waarschuwt je daarvoor bij het samenstellen van de ronde. Vul het e-mailadres aan, of informeer het lid zelf vóór de incassodatum.

Ik heb een ronde per ongeluk twee keer willen maken.
Kan niet: wie voor een periode al geïnd is, staat bij een nieuwe ronde standaard uit. Een factuur die niet lukte, maak je af in dezelfde ronde met "Opnieuw proberen", niet in een nieuwe.

e-Boekhouden is even niet bereikbaar.
Klankkamer probeert het een paar keer opnieuw. Lukt het dan nog niet, dan zie je "De server kon e-Boekhouden even niet bereiken". Probeer het na een paar minuten opnieuw; wat al gelukt is, blijft staan.