Zaal & bardiensten — handleiding

De module Zaal & bardiensten is bedoeld voor verenigingen die zelf een gebouw, clubhuis of kantine beheren. Je ziet er in één agenda alles wat er in het gebouw gebeurt: de repetities, de evenementen en je eigen activiteiten, zoals een bingo, een kaartavond of een verhuur. Aan elk moment hang je diensten, bijvoorbeeld bardienst, opbouwen of opruimen. Leden zien waar nog iemand nodig is en schrijven zich zelf in.

Kort gezegd: de coördinator zet de momenten en de diensten klaar, leden schrijven zich in of worden ingedeeld, en iedereen krijgt vooraf een herinnering.

Wie doet wat?

Een bestuurslid kan in deze module alleen meekijken en zich inschrijven. Moet iemand de diensten gaan indelen, bijvoorbeeld de barcoördinator? Geef die persoon dan de functietoegang Beheer evenementen, via Admin → Gebruikersbeheer. Let op: daarmee kan diegene ook evenementen beheren.

De module aanzetten

Waar: Admin → Modules

Niet elke vereniging heeft een eigen gebouw, dus de module staat standaard uit. Vink "Zaal & bardiensten inschakelen" aan en klik op "Modules opslaan". Daarna verschijnt de tegel Zaal & bardiensten op Home en in het menu, voor iedereen die de zaalagenda mag zien.

Staat de module uit, dan is hij voor niemand zichtbaar. De gegevens blijven wel bewaard; zet je hem later weer aan, dan staat alles er nog.

Wil je dat leden zelf een zaal kunnen aanvragen, vink dan ook "Leden kunnen een zaal aanvragen" aan. Geef daarna minstens één persoon de functietoegang Zaalbeheer, via Admin → Gebruikersbeheer. Die persoon beoordeelt de aanvragen. Heeft niemand Zaalbeheer, dan gaan de seintjes naar de admin.

De zaalagenda

Waar: Home → tegel Zaal & bardiensten, of menu → Zaal & bardiensten

De zaalagenda toont per maand alles wat er in het gebouw gebeurt. Er zijn drie soorten momenten:

Per regel zie je de datum, de tijd, de ruimte en hoeveel diensten er zijn, bijvoorbeeld 2 diensten · 3/4. Een blauw label "open" betekent dat er nog plekken vrij zijn waarop je je zelf kunt inschrijven. Bovenaan de agenda zie je hoeveel open diensten er in totaal zijn.

• Alles / Mijn diensten: met "Mijn diensten" zie je alleen de momenten waarop jij bent ingeroosterd. Die regels zijn ook in de gewone lijst oranje gekleurd, met het label "jij staat ingeroosterd".
• Hele seizoen / Alleen komende: standaard zie je alles vanaf vandaag. Met "Hele seizoen" zie je ook wat er dit speeljaar al geweest is.
• Diensten: met deze knop bij een moment open je het rooster (zie Het rooster van een moment).

Zie je een regel met de titel "Bezet" en zonder knop? Dan is dat een evenement van een ander onderdeel van de vereniging, dat jij niet mag inzien. Je ziet dan alleen dat de zaal bezet is.

Voor elk lid — je inschrijven

Je inschrijven op een dienst

Klik in de zaalagenda bij een moment op "Diensten". Je ziet dan per dagdeel de klussen, wie er al op staat en hoeveel plekken er nog vrij zijn. Bij een dienst met open inschrijving klik je op "+ Inschrijven". Is de dienst al vol, dan staat er "Vol ✓".

Een dienst met het label toegewezen vult de coördinator zelf in. Daarop kun je je niet zelf inschrijven.

Je uitschrijven

Sta je op een dienst en kun je toch niet? Klik dan op "Uitschrijven". Laat het de coördinator wel even weten: die krijgt daar geen melding van.

Je diensten in Mijn omgeving

Op Mijn omgeving staat de kaart Zaal & bardiensten. Daarin zie je de komende momenten waarop jij bent ingeroosterd, en de momenten met een dienst waar nog plek is. Je kunt je daar direct in- of uitschrijven, zonder de zaalagenda te openen.

Diensten bij een evenement staan niet in deze kaart, maar in de kaart Corvee (zie de handleiding Evenementen). Zo zie je niets dubbel.

De herinnering

Heeft de coördinator een herinnering ingesteld, dan krijg je een paar uur vóór het begin van je dienst een bericht, bijvoorbeeld "Bardienst-herinnering: je staat ingeroosterd voor Bardienst bij Bingo-avond — begint om 19:30". Heb je pushmeldingen aan, dan komt die op je telefoon; anders krijg je een e-mail. Bij je meldingsvoorkeuren valt deze herinnering onder de categorie Evenement-taken.

Een zaal aanvragen

Waar: Home → tegel Zaal aanvragen, of menu → Zaal aanvragen

Wil je een zaal gebruiken, bijvoorbeeld voor een sectierepetitie of een oefenavond met je ensemble? Dan vraag je hem hier aan. Dat kan alleen als de vereniging het heeft aangezet (zie De module aanzetten). Je hebt er geen aparte rol voor nodig: iedereen met een account mag een zaal aanvragen.

Wanneer is een zaal vrij?

Je ziet een week, met per dag per zaal wat er gebeurt. Met de pijltjes blader je naar een andere week. Heeft de vereniging meer zalen, dan kies je er met de knoppen bovenaan één uit.

• Hele dag vrij: er staat die dag niets in die zaal.
• Een tijd met een titel, zoals 19:30–22:00 Groot orkest: de zaal is dan bezet.
• Bezet: er is iets besloten, bijvoorbeeld een verhuur. Je ziet alleen dat de zaal bezet is, niet waarvoor.
• Een stippellijn met "voorlopig": iemand heeft de zaal aangevraagd, maar de aanvraag is nog niet goedgekeurd.

Repetities waar in de jaarplanning geen zaal bij staat, staan hier niet in. Twijfel je, overleg dan even met de zaalbeheerder.

Een aanvraag doen

1. Klik bij de dag en de zaal op "+ Aanvragen". Het formulier opent met die datum en zaal al ingevuld. Je kunt ook bovenaan op "Zaal aanvragen" klikken.
2. Vul de begin- en eindtijd in, en waarvoor je de zaal nodig hebt. Eventueel zet je er een toelichting bij, bijvoorbeeld met hoeveel mensen je komt.
3. Klik op "Aanvraag versturen".

Is de zaal op dat moment al bezet, dan kan de aanvraag niet worden verstuurd. Je ziet dan wat er in de zaal staat, en het formulier blijft ingevuld, zodat je alleen de tijd of de zaal hoeft aan te passen.

Heeft iemand anders dezelfde tijd al aangevraagd, dan kun je je aanvraag toch versturen. Je krijgt dan een waarschuwing, en de zaalbeheerder kiest.

Je aanvragen terugzien

Waar: Zaal aanvragen → knop "Mijn aanvragen", of Mijn omgeving → blok Mijn zaalaanvragen

Onder Komend staan je aanvragen die nog op een besluit wachten (Aangevraagd) of al zijn goedgekeurd. Onder Eerder staat wat voorbij, afgewezen of ingetrokken is. Bij een afwijzing staat de reden erbij. Een aanvraag waar niemand op heeft gereageerd en waarvan de datum voorbij is, staat als Verlopen. Wil je een oude aanvraag niet meer zien, klik dan op "Weghalen"; hij verdwijnt dan uit je lijst.

Zodra je aanvraag is beoordeeld, krijg je een bericht: een pushmelding als je die aan hebt staan, anders een e-mail.

Een aanvraag intrekken

Heb je de zaal toch niet nodig? Klik op Mijn aanvragen op "Intrekken". Dat kan tot en met de dag zelf, ook als de aanvraag al is goedgekeurd. Bij een goedgekeurde aanvraag krijgt de zaalbeheerder een seintje dat de zaal weer vrij is. Hingen er al diensten aan, zoals een bardienst, dan vervallen die ook.

Voor de zaalbeheerder — aanvragen beoordelen

Wie: iedereen met de functietoegang Zaalbeheer

Doet een lid een aanvraag, dan krijg je een pushmelding, en anders een e-mail. Op Home staat bij de tegel Zaal & bardiensten hoeveel aanvragen er op je wachten.

Waar: Zaal & bardiensten → blok Zaalaanvragen bovenaan de zaalagenda

Per aanvraag zie je wie hem deed, voor welke zaal en tijd, en waarvoor. Daaronder staat, als dat zo is:

• In het rood: de zaal is op dat moment al bezet. Goedkeuren kan dan niet; je kunt de aanvraag alleen afwijzen, of eerst het andere moment verzetten.
• In het oranje: er ligt nog een aanvraag voor dezelfde tijd, met de naam van de aanvrager. Je kiest er één.

Goedkeuren: klik op "Goedkeuren". De aanvraag wordt een gewoon zaalmoment in de agenda. Je kunt er meteen diensten aan hangen, zoals een bardienst. Lagen er nog andere aanvragen voor dezelfde tijd, dan zie je die daarna in het rood, en wijs je ze af.

Afwijzen: klik op "Afwijzen", vul een reden in en bevestig. De aanvrager ziet die reden, dus houd hem kort en vriendelijk, bijvoorbeeld "Die avond wordt de vloer gedaan."

In beide gevallen krijgt de aanvrager automatisch bericht.

In de zaalagenda zelf staat een aanvraag die nog loopt als voorlopig, met de naam van de aanvrager. Zo'n aanvraag telt niet mee als dubbele boeking.

Voor de coördinator — zaalmomenten

Repetities en evenementen hoef je niet in te voeren: die staan er vanzelf in. Een zaalmoment voeg je alleen toe voor wat niet in de orkestagenda hoort.

Een zaalmoment toevoegen

Klik bovenin op "+ Zaalmoment" en vul in:

• Wat is er? bijvoorbeeld Bingo-avond (verplicht).
• Datum (verplicht), en eventueel Van en Tot. Laat je de tijden leeg, dan geldt het moment voor de hele dag.
• Ruimte: kies een zaal uit de lijst. Heb je nog geen zalen vastgelegd, dan typ je de naam zelf (zie Zalen).
• Zichtbaar voor: kies "Iedereen die de zaalagenda mag zien" of "Alleen wie er dienst heeft (en beheerders)". Die laatste is handig voor bijvoorbeeld een besloten verhuur. Zo'n moment krijgt in de agenda het label besloten.
• Toelichting (optioneel).

Klik op "Opslaan".

Een reeks in één keer

Komt een activiteit vaker terug, zoals een bingo-avond elke eerste dinsdag van de maand? Kies dan bij Herhalen hoe vaak:

• Elke week
• Om de week
• Elke maand, dezelfde weekdag (bv. elke 1e dinsdag)
• Elke maand, dezelfde datum

Vul bij "Tot en met" de laatste datum in. Klankkamer stelt vanzelf een datum zes maanden na de start voor. Alle momenten krijgen dezelfde tijd, ruimte en zichtbaarheid. Je maakt er maximaal 60 tegelijk. In de agenda zie je aan het label met het herhaalteken hoe groot de reeks is, bijvoorbeeld 12×.

Bewerken en verwijderen

Met het potloodje bewerk je een zaalmoment. Dat geldt altijd voor dat ene moment, ook als het bij een reeks hoort. Een bingo verzetten raakt dus niet de rest van de reeks. Een bestaande reeks achteraf verlengen kan niet; maak dan een nieuwe reeks.

• Prullenbak: verwijdert dit ene moment.
• Prullenbak "reeks": verwijdert alle momenten van de reeks, ook de momenten die al geweest zijn.

Let op: bij het verwijderen gaan de diensten van het moment mee, inclusief wie erop stond. Je krijgt eerst een waarschuwing.

Repetities en evenementen kun je hier niet bewerken. Dat doe je in de Jaarplanning of bij Evenementen.

Het rooster van een moment

Waar: zaalagenda → knop "Diensten" bij een moment

Bovenaan staan de datum, de tijd en de ruimte van het moment. Met "Bekijk het moment" ga je naar de repetitie in de Jaarplanning of naar het evenement.

Een dienst toevoegen

Open "Nieuwe dienst toevoegen" en vul in:

• Dagdeel: een kopje om diensten te groeperen, bijvoorbeeld Opbouw, Tijdens of Afbouw.
• Klus: bijvoorbeeld Bardienst (verplicht).
• Nodig: hoeveel mensen er nodig zijn. Met 0 is het aantal onbeperkt.
• Aanvang: het tijdstip waarop de dienst begint. Dat staat al op de begintijd van het moment. Typ je bij Dagdeel iets met opbouw, dan schuift de aanvang een uur naar voren; bij afbouw of opruimen naar de eindtijd van het moment. Het veld kleurt dan oranje, zodat je de tijd nog even controleert.
• Open inschrijving: staat standaard aan. Leden schrijven zich dan zelf in. Zet je het uit, dan deel je de mensen zelf in.
• Herinnering sturen: vink aan en kies hoeveel uur vóór aanvang. Standaard is dat 2 uur. De herinnering werkt alleen als er een aanvang is ingevuld.

Klik op "Dienst toevoegen".

Mensen indelen

Klik bij een dienst op het tandwieltje. Kies een lid bij "Toevoegen…" en klik op "Toevoegen". Je kunt iedereen met een account indelen. Iemand van de dienst halen doe je met het kruisje achter de naam.

Onder "Klus bewerken / verwijderen" in hetzelfde menu pas je de dienst aan of verwijder je hem.

De kleurbalkjes laten zien hoe vol een dienst is: oranje is ingevuld, groen is vol en grijs is nog vrij.

Het rooster herhalen

Een bardienst bij de wekelijkse repetitie hoef je niet elke week opnieuw in te richten. Zet het rooster één keer goed en kopieer het:

• Bij een repetitie zie je onder "Rooster herhalen" de volgende repetities van hetzelfde onderdeel, tot het einde van het speeljaar (31 juli). Voorgevinkt zijn de repetities op dezelfde weekdag die nog geen diensten hebben. Een vakantieweek of een losse extra repetitie vink je zelf uit of aan.
• Bij een zaalmoment uit een reeks zie je de andere momenten van die reeks. Voorgevinkt zijn de momenten die nog moeten komen.

Klik op "Kopieer naar … momenten". De klussen, aantallen, aanvangstijden en herinneringen gaan mee, maar de ingeroosterde personen niet: wie één avond draait, heeft zich niet voor het hele seizoen opgegeven. Momenten die al een eigen rooster hebben, blijven ongemoeid en staan niet in de lijst.

Diensten bij een evenement

Klik je in de zaalagenda bij een evenement op "Diensten", dan zie je hetzelfde rooster als het corvee-rooster bij dat evenement. Het zijn dezelfde diensten; wat je op de ene plek wijzigt, zie je ook op de andere.

Waarschuwingen in de zaalagenda

Deze blokken ziet de coördinator bovenaan de zaalagenda als er iets aandacht nodig heeft.

Dubbel geboekt

Staan er op dezelfde dag twee momenten in dezelfde ruimte en overlappen de tijden? Dan verschijnt bovenaan het blok "Dubbel geboekt" en krijgen beide regels een rood label. Klik op een moment in het blok om ernaartoe te springen.

• Een moment zonder tijden telt als de hele dag.
• Momenten zonder ruimte worden niet vergeleken.
• De vergelijking gaat op de naam van de ruimte. "Grote zaal" en "Gr. zaal" ziet Klankkamer als twee verschillende ruimtes. Leg daarom je zalen vast (zie Zalen) en gebruik bij repetities en evenementen dezelfde namen als locatie.

Diensten zonder moment

Wordt een repetitie verplaatst, geschrapt of valt ze in een vakantie, dan hangen de diensten van die avond nergens meer aan. Niemand ziet ze dan nog, ook de mensen die erop stonden niet. Ze verschijnen daarom in het blok "Diensten zonder moment". Maak de dienst opnieuw aan bij de juiste avond en klik daarna op "Opruimen" om de oude weg te halen.

Zalen

Waar: zaalagenda → "Zalen" (alleen voor de coördinator)

Hier leg je de ruimtes vast die jullie beheren. Bij een zaalmoment kies je de ruimte dan uit een lijst in plaats van hem te typen. Dat voorkomt schrijffouten, en daardoor werkt de melding dubbel geboekt goed.

• Zaal toevoegen: vul de "Naam van de zaal" in, eventueel met een toelichting (bijvoorbeeld 120 personen, eigen bar), en klik op "Zaal toevoegen".
• Al in gebruik in de agenda: komen er bij repetities, evenementen of oudere zaalmomenten al ruimtenamen voor die nog niet in je lijst staan? Dan zie je die hier. Met één klik zet je ze erbij.
• Hernoemen: met het potloodje. Zaalmomenten met de oude naam krijgen automatisch de nieuwe naam. Repetities en evenementen niet: pas de locatie daar zelf aan.
• Verwijderen: met de prullenbak. Bestaande zaalmomenten houden de naam gewoon; alleen de keuzelijst verandert.

Achter elke zaal zie je in hoeveel zaalmomenten hij gebruikt wordt.

Veelgestelde vragen

Onderdeel van de Klankkamer-handleiding. Vragen of een bug? Gebruik de Ideeënbus in het menu.