Ledenadministratie — handleiding

In de Ledenadministratie beheer je alle leden van je vereniging: hun gegevens, lidstatus, instrumenten in bruikleen en jubilea. Het is het centrale ledenbestand waarop de rest van Klankkamer leunt.

Kort gezegd: hier woont je ledenlijst. Een goed gevuld ledenbestand maakt al het andere (aanwezigheid, secties, mailings) een stuk makkelijker.

Wie doet wat?

De ledenlijst

Waar: menu → Ledenadministratie

Je ziet alle leden in een tabel met lidnummer, naam, onderdeel (gekleurde badges), status, instrument en de muzikant-koppeling. Je kunt:

• Live zoeken met het zoekveld bovenaan.
• Sorteren door op een kolomkop te klikken.
• Met "Toon oud-leden" ook de vertrokken leden tonen.
• Per lid bewerken (✏️) of op oud-lid zetten (🔒).

Een lid toevoegen

Waar: "Lid toevoegen"

Je kunt een lid handmatig invoeren of een hele lijst importeren (CSV/Excel):

1. Onderaan de pagina staat de upload. Kies je bestand en klik op "Upload & koppel velden".
2. Het systeem herkent veel kolomnamen automatisch; in het mapping-scherm koppel je de rest.
3. Klik op "Importeer leden".

Let op het tussenvoegsel: Klankkamer heeft een aparte kolom voor het tussenvoegsel ("van", "de", "van der", …), los van voor- en achternaam. Zet tussenvoegsels niet bij de achternaam — dan blijven sorteren en de nette naamweergave kloppen.

De status van een lid kan zijn: actief, niet-spelend, rustend, erelid, lid van verdienste, dirigent of oud-lid.

Tip: na een import koppel je leden snel aan muzikant- en gebruikersprofielen via de Koppel-wizard (zie de snelstart voor admins).

Ouders en vrijwilligers toegang geven

Niet iedereen die toegang nodig heeft, is lid. Ouders van jeugdleden en vrijwilligers die
bij concerten helpen krijgen een gebruikersaccount met een eigen rol — ze komen dus
niet in de ledenadministratie en betalen geen contributie.

Een ouder/verzorger toevoegen

Je begint bij het kind, niet bij een leeg gebruikersformulier:

1. Ga naar Admin → Muzikanten en zoek het jeugdlid op.
2. Klik op die rij het ⋮-menu en kies "Ouder/verzorger toevoegen".
3. Vul naam en e-mailadres van de ouder in. De rol Ouder/verzorger en de koppeling aan
het kind staan al goed. Laat "Gekoppelde muzikant" op geen koppeling staan — de
ouder speelt zelf niet mee.
4. Sla op en verstuur de welkomstmail via Admin → Welkomstmails.

Zonder welkomstmail kan de ouder niet inloggen. De inloglink wordt pas op het moment van versturen aangemaakt.

Heeft de ouder meer kinderen bij de vereniging? Open dan Admin → Gebruikers → bewerken
en vink bij "Beheert namens" de andere kinderen aan. Zoek op naam of sectie; de al
gekoppelde kinderen staan bovenaan.

De ouder ziet daarna alleen de agenda van de orkesten waarin zijn kinderen spelen, en kan
ze af- en aanmelden voor repetities. Laat je "Beheert namens" leeg, dan ziet de ouder
niets — dat is bewust: liever te weinig dan te veel.

Een vrijwilliger toevoegen

Ga naar Admin → Gebruikers → Nieuwe gebruiker, kies de rol Vrijwilliger en laat de
muzikantkoppeling leeg. Een vrijwilliger ziet de agenda, de evenementen met praktische info
en het corvee-blok waarin hij zich op klussen inschrijft — geen ledengegevens en geen
repertoire.

Tip: leg vrijwilligers ook vast onder Externe relaties. Dan heb je ze als groep bij elkaar voor rapportages en mailinglijsten.

Een lid bewerken

Op de bewerkpagina pas je alle gegevens aan: persoonsgegevens, status, contributie, onderdelen, commissies en bestuursfuncties, en het gekoppelde instrument. Je kunt ook extra instrumenten toevoegen.

Bruikleen van instrumenten

Speelt een lid op een instrument van de vereniging? Dan leg je dat hier vast met een bruikleenovereenkomst:

• "Bruikleenovereenkomst ondertekenen" start de overeenkomst (de instrumentbeheerder krijgt automatisch bericht).
• "Overeenkomst beëindigen" sluit 'm af, bijvoorbeeld bij teruggave.

Jubilea & overeenkomsten

• Jubilea toont per jaar welke leden een jubileum vieren (op basis van hun startdatum). De jubileumjaren (bijv. 12,5 / 25 / 40 / 50) zijn instelbaar.
• Overeenkomsten geeft het overzicht van alle bruikleenovereenkomsten en hun status.

Veelgestelde vragen

Onderdeel van de Klankkamer-handleiding. Vragen of een bug? Gebruik de Ideeënbus in het menu.