Kaartverkoop & Vrienden — handleiding
Met Kaartverkoop verkoop je online kaarten voor je concerten, met een e-ticket (QR-code) dat je bij de ingang scant. Daarnaast kunnen mensen Vriend of donateur worden en richt je een Vriendenvoordeel in — gratis toegang of korting — dat bij de kaartverkoop automatisch wordt verrekend.
Kort gezegd: verkoop kaarten online, scan ze aan de deur, en laat vrienden en donateurs hun voordeel meteen bij het kopen verzilveren.
Wie doet wat?
| Rol | Wat je doet |
|---|---|
| Bezoeker / lid | Kaarten kopen en het e-ticket op de telefoon tonen |
| Vriend / donateur | Zich aanmelden en het Vriendenvoordeel gebruiken |
| Kaartverkoop-beheerder | De verkoop opzetten, de opbrengst volgen, kaarten scannen |
| Bestuur | Het Vriendenvoordeel bepalen; de opbrengst zien in de begroting |
Recht: Kaartverkoop beheren is een aparte toegang, los van het beheren van evenementen. Zo kan iemand de kaartverkoop doen zonder alle evenementen te mogen wijzigen.
Kaarten kopen (voor bezoekers)
1. Open de verkooplink van het concert.
2. Kies het aantal kaarten (en eventueel het soort kaart).
3. Reken online af (o.a. iDEAL).
4. Je ontvangt het e-ticket met QR-code per e-mail. Meerdere kaarten staan als een handig doorbladerbaar overzicht bij elkaar.
Bij de ingang toon je de QR-code op je telefoon (of een print). Meer hoef je niet te doen.
Voor de kaartverkoop-beheerder
De verkoop opzetten
Per concert bepaal je of er kaartverkoop is, welke prijs je vraagt en (optioneel) hoeveel kaarten er beschikbaar zijn. Daarna deel je de verkooplink — op de site, in een bericht of via sociale media.
De opbrengst volgen
Je ziet doorlopend hoeveel kaarten er zijn verkocht en wat de opbrengst is. Deze inkomsten stromen automatisch mee in de begroting van het evenement, dus je hoeft ze nergens dubbel bij te houden.
Kaarten scannen aan de deur
Bij binnenkomst scan je de QR-code van elk e-ticket met de camera van je telefoon. Klankkamer laat meteen zien of het ticket geldig is en nog niet eerder is gescand — zo voorkom je dubbel gebruik.
Exporteren
Voor de administratie of de kassa exporteer je de verkoop naar een CSV-bestand (te openen in Excel).
Vriend of donateur worden
Mensen die de vereniging een warm hart toedragen kunnen zich online aanmelden als Vriend of donateur. Ze vullen hun gegevens in en — indien van toepassing — regelen hun bijdrage. Zo bouw je een vaste kring van supporters op.
Het Vriendenvoordeel
Als vereniging bepaal je zelf wat een vriend of donateur terugkrijgt. Het Vriendenvoordeel kan bestaan uit:
- Gratis toegang tot bepaalde concerten, of
- een vaste korting op de kaartprijs.
Dit voordeel wordt bij de kaartverkoop automatisch getoetst en verrekend: koopt een vriend een kaart, dan ziet hij zijn korting of gratis kaart meteen, en het niveau (de "tier") staat ook op het e-ticket. In een tegoed-overzicht houd je bij wat er per vriend nog openstaat of is gebruikt.
Tip: de korting wordt ook los benoemd in de e-ticketmail, zodat de vriend precies ziet welk voordeel is toegepast.
Veelgestelde vragen
| Vraag | Antwoord |
|---|---|
| "Hoe krijgt een bezoeker zijn kaart?" | Als e-ticket met QR-code per e-mail, direct na het afrekenen. |
| "Moet ik een los apparaat hebben om te scannen?" | Nee, je scant met de camera van je eigen telefoon. |
| "Wordt een ticket twee keer geldig verklaard?" | Nee — een gescand ticket wordt gemarkeerd, dubbel scannen wordt geweigerd. |
| "Komen de inkomsten in de begroting?" | Ja, automatisch bij het bijbehorende evenement. |
| "Hoe krijgt een vriend zijn korting?" | Automatisch bij het kopen; het voordeel wordt meteen verrekend en op het ticket getoond. |
| "Wie mag de kaartverkoop beheren?" | Wie het recht Kaartverkoop beheren heeft — dat staat los van evenementen-beheer. |
Onderdeel van de Klankkamer-handleiding. Vragen of een bug? Gebruik de Ideeënbus in het menu.