Beheer — handleiding

Kort gezegd: hier zet je de structuur van je vereniging neer — orkesten, secties, instrumentgroepen, muzikanten en gebruikers. Alles wat de rest van Klankkamer doet, hangt aan deze indeling.

Deze gids is voor beheerders. Zoek je hoe je een vereniging in één middag klaarzet, kijk dan
in de snelstart voor beheerders.

De opbouw: orkest → sectie → instrumentgroep

Klankkamer kent drie lagen, in deze volgorde:

1. Verenigingsonderdeel (orkest) — harmonieorkest, jeugdorkest, slagwerkgroep, kapel.
Hier stel je ook het repetitieschema in: frequentie, dag en tijd. Daaruit maakt de
jaarplanner de wekelijkse repetities.
2. Sectie — Saxofoons, Trompetten, Slagwerk. Een sectie hoort bij één orkest.
Heeft je jeugdorkest ook saxofoons, dan is dat een aparte sectie met dezelfde naam.
3. Instrumentgroep — Alt saxofoon, 1e trompet. Die hangt onder één sectie, en dus ook
onder één orkest.

Dat sectienamen zich herhalen per orkest is normaal. Overal waar je een sectie kiest, staat
het orkest erbij zodra dezelfde naam meer dan eens voorkomt: "Saxofoons (Jeugdorkest)".

Tip: gebruik Instrumentgroep-templates (knop rechtsboven bij Instrumentgroepen) om in één keer een standaardset aan te maken. Je kiest daar eerst voor welk orkest ze zijn.

Een muzikant in meerdere orkesten

Bij Beheer → Muzikanten → bewerken vink je alle orkesten aan waarin iemand speelt, en
per orkest of het om een vast lid of een invaller gaat. Bij een invaller kun je een periode
opgeven; laat je die leeg, dan is het een vaste invaller.

Een ander instrument per orkest

Speelt iemand hoorn in het harmonieorkest en trompet in de kapel? Kies dan bij het tweede
orkest achter "Instrument hier" de sectie van dát orkest, en eventueel de
instrumentgroep. De sectie onderaan het formulier is zijn hoofdinstrument: die geldt
overal waar je niets afwijkends hebt gekozen, en wordt gebruikt in de ledenlijst en de
rapporten.

Wat er daarna vanzelf goed gaat:

• hij staat in elke aanwezigheidslijst en export in de sectie waarin hij dáár speelt;
• hij ziet in Mijn omgeving de bladmuziek van beide instrumenten, elk onder een eigen

kopje, en komt niet bij partijen van secties waar hij niets mee te maken heeft;

• in de partijverdeling krijgt hij een eigen kolom per instrument;
• berichten en peilingen aan één van beide secties bereiken hem.

Let op: ook als iemand in het tweede orkest hetzelfde instrument speelt, kies je daar toch de sectie van dát orkest. Laat je het op "Zelfde als hoofdinstrument" staan, dan verschijnt hij in de lijst van dat orkest onder de sectie van zijn eigen orkest — en zie je twee kopjes met dezelfde naam.

Muzikant, lid en gebruiker

Drie verschillende dingen, die je aan elkaar koppelt:

• Lid — de administratieve persoon (ledenadministratie: adres, contributie, jubilea).
• Muzikant — de speler: orkesten, sectie, instrument. Hieraan hangt de aanwezigheid.
• Gebruiker — het account waarmee iemand inlogt.

Een muzikant zonder gebruiker kan niet inloggen, ontvangt geen berichten of pushmeldingen en
kan niet meedoen aan een peiling — hij staat in dat geval onder "Geen account". De
Koppel-wizard maakt muzikant en gebruiker in één scherm aan voor je hele ledenlijst.

Bladmuziek klaarzetten

Bij Beheer → Bladmuziek uploaden kies je per werk waar een PDF bij hoort. De secties
staan gegroepeerd onder een kopje per orkest.

• Upload je bij de sectie, dan ziet de hele sectie het bestand.
• Upload je bij een instrumentgroep, dan alleen die groep.

Sectie en groep worden als paar getoetst: wie trompet speelt in de kapel komt bij de
trompetpartijen van de kapel, maar niet bij een trompetgroep die onder een andere sectie
hangt. Een gedeelde downloadlink (met de code erin) blijft wel werken — dat is bedoeld, zodat
een link in een mail of in ForScore blijft openen.

Veelgestelde vragen

Onderdeel van de Klankkamer-handleiding. Vragen of een bug? Gebruik de Ideeënbus in het menu.